Netiketa - e-mail
Donedávna jediný spôsob komunikácie zasielaním papierových listov je postupne vytláčaný do úzadia e-mailami. Vzniká tak výrazné uvoľnenie štruktúry a formy. Je to vhodné, alebo predsa len treba dodržiavať nejaké pravidlá?
Základnou a veľmi dôležitou vecou pri písaní e-mailu je vhodne zvolený predmet (subject). Túto skutočnosť veľmi veľa ľudí ignoruje. Predmet by mal jasne hovoriť o tom, čo sa v správe nachádza. Nie je to iba rozmar, dôvodom je rýchle zoradzovanie správ podľa ich dôležitosti, a neskoršie vyhľadávanie v doručených správach.
Väčšinou správy s nevyplnený predmetom, alebo predmetom typu "pomoc", "help", ":)" sa na spracovanie dostávajú oveľa neskôr ako ostatné.
Teda ak píšem na support mobilného operátora o svojom probléme s poskytovaním internetu, neformulujem predmet ako "Pomooooc, nejde mi to", ale použijem radšej "Mobilný internet - nefunkčnosť", prípadne niečo podobné.
Dôležité pravidlo pri písaní tela textu je, aby začiatok správy načrtol jadro problému, a ďalšie rozšírenie stačí napísať neskôr. Prípadne sa môže nachádzať v prílohe. Táto požiadavka vychádza z predpokladu šetrenia času pri čítaní. Potom už z úvodu je jasné, o čom správa je, a je možné rýchlejšie ju spracovať. (preposlať na kompetentnú osobu a pod.) Rozsiahle správy, ktoré treba čítať celé, a niekoľkokrát sa vracať na začiatok, aby sa dalo pochopiť o čom autor píše sú väčšinou odsúdené aby zapadli do kolónky neriešené, prípadne riešené neskôr.
V neposlednom rade dôležitou časťou je podpis e-mailu. Je problémom iba podľa adresy odosielateľa (ktorý veľakrát môže byť nezmyselný) určiť od koho správa vlastne prichádza. V podpise by sa malo nachádzať meno, prípadne firma, telefón... Je však vhodné zvážiť použitie súkromného telefónneho čísla vo firemnej korešpondencii a naopak.
Každý e-mail obsahuje polia Komu (To), Kópia (Cc), Skrytá kópia (Bcc). Do poľa komu patria osoby, pre ktoré je správa priamo určená. Pole kópia je určené pre osoby, ktorým sa správa dáva na vedomie, a Skrytá kopia pre osoby, ktoré majú správu dostať, ale majú zostať v skrytosti pred ostatnými príjemcami. Niektoré filtre pracujú priamo podľa polí Komu a Kópia. Správy, ktoré dostávam iba na vedomie alebo mi boli odoslané ako skrytá kópia automaticky považujem za vybavené.
Prenosová rýchlosť internetových liniek stále rastie, no aj tak je vhodné ustrážiť veľkosť odosielanej správy. Je zbytočné pri posielaní ilustračnej fotografie priložiť ju v plnom rozlíšení s veľkosťou presahujúcou 5 MB! Rovnako je zbytočné preposielať obsah, ktorý je možné jednoducho stiahnuť zaslaním url adresy.
Veľkým fenoménom sa stáva hromadné preposielanie správ s najrôznejším obsahom od "skutočných príbehov" až po prezentácie poskladané z pár obrázkov a výrokov, prinášajúcich šťastný život v prípade poslania ďalším n ľuďom. Priznávam, že správy, kde predmet je "Fw: Fw: Fw: Fw: " a ich veľkosť je nad 500kB ani nesťahujem z mailového servera. (Tu sa možno niektorí chronickí preposielači na mňa urazia, ale nemám toľko času)
Na záver len dodám, že text a forma e-mailu má byť závislá hlavne od toho, komu je adresovaný. Určite bude vyzerať inak pri komunikácii s priateľom s detstva a inak pri odosielaní na Ministerstvo obrany.